Information du syndic sur le traitement de données à caractère personnel

Qui est le responsable de traitement de vos données personnelles ?

Le responsable de traitement est le syndic en charge de la gestion de la copropriété du copropriétaire.

​

Pour AJP Syndic Rennes et AJP Syndic Saint-Malo

HABITER 35, SARL immatriculée au registre du Commerce et des Sociétés de Rennes sous le n° 321 641 326, ayant son siège social à 304, rue de Fougères à Rennes (35700), titulaire de la carte professionnelle “mention syndic de copropriété” n°3502 2018 000 032 095 délivrée le 01/07/2018 par la CCI d’Ille et Vilaine.

​

Pour AJP Syndic Nantes

CABINET BOURCY, Sas immatriculée au registre du Commerce et des Sociétés de Nantes sous le n°349282640, ayant son siège social à 6, rue Vidie à Nantes (44 000), titulaire de la carte professionnelle mention “syndic de copropriété” n°4401 2015 000 001 496 délivrée le 27/09/2018 par la CCI de Nantes Saint Nazaire.

​

Pour AJP Syndic Bayonne, Biscarrosse, Bordeaux, Lesparre, Lacanau, Marcheprime

AJP NOUVELLE AQUITAINE, SAS immatriculée au registre du Commerce et des Sociétés de Bordeaux sous le n°388 088 460, ayant son siège à 12 place du Maréchal Foch à Lesparre Médoc (33340), titulaire de la carte professionnelle mention “syndic de copropriété” n°3301 2016 000 015 205, délivrée le 16/12/2019 par la CCI de Bordeaux.

​

Pour AJP Syndic Saintes

BERTIN AJP CHARENTE MARITIME, SARL immatriculée au registre du Commerce et des Sociétés de Saintes sous le n°505 206 029, ayant son siège à 28 Cours National à Saintes (17100), titulaire de la carte professionnelle mention “syndic de copropriété” n°1701 2018 000 029 239, délivrée le 25/05/2021 par la CCI de Rochefort sur mer et Saintonge.

​

Pour AJP Syndic Cabinet Gaillard

CABINET GAILLARD, SARL immatriculée au registre du Commerce et des Sociétés de La Roche-sur-Yon sous le n°891 839 334, ayant son siège à 27 rue de la Joubretière à Saint-Gilles-Croix-de-Vie (85800), titulaire de la carte professionnelle mention “syndic de copropriété” n°8501 2021 000 000 016, délivrée le 30/04/2021 par la CCI de Vendée.

​

Pour AJP Syndic Arcachon

CABINET DE LA COMBE, SAS immatriculée au registre du Commerce et des Sociétés de Bordeaux sous le n°409459781, ayant son siège à 33 boulevard de la Côte d'Argent à Arcachon (33120), titulaire de la carte professionnelle mention “syndic de copropriété” n°3301 2016 000 007 903, délivrée le 06/10/2022 par la CCI de Bordeaux.

​

Le syndicat des copropriétaires de votre copropriété nous a donné mandat d’exercer la mission de syndic de celle-ci. Au titre de cette mission, nous collectons et traitons des données personnelles vous concernant.

​

Quelles données personnelles collectons-nous ?

Au titre de notre mission de syndic, nous collectons les données personnelles suivantes : votre prénom, votre nom, votre genre, votre date et votre lieu de naissance, votre numéro de téléphone personnel, votre numéro de téléphone professionnel, votre adresse postale, votre adresse e-mail, votre statut matrimonial, votre statut professionnel, vos coordonnées bancaires et les caractéristiques de votre logement. Nous collectons également l’historique de connexion de votre adresse IP à notre extranet (accès aux documents dématérialisés) et stockons votre code d’accès à celui-ci.

​

Pourquoi collectons-nous vos données personnelles (finalités des traitements) ?

Nous collectons vos données personnelles pour exécuter la mission de syndic qui nous a été confiée par le syndicat des copropriétaires de votre copropriété, en particulier pour :

• organiser la tenue et le suivi de l’assemblée générale (notamment convocation des copropriétaires, établissement de la feuille de présence, notification du procès-verbal d’assemblée générale) ;

• communiquer avec le conseil syndical pour les copropriétaires qui en font partie et communiquer avec vous en cas de besoin ;

• gérer les opérations financières et tenir la comptabilité générale de la copropriété (notamment tenue de la comptabilité de chaque copropriétaire, appels de provisions sur budget prévisionnel, appels sur régularisations de charges, appels des cotisations du fonds de travaux) ;

• administrer et gérer la copropriété en conformité avec le règlement de copropriété (notamment établissement et mise à jour de la fiche synthétique de copropriété et de la liste des copropriétaires, détention des archives du syndicat des copropriétaires, dont le registre des procès-verbaux des assemblées générales, mise à disposition d’un accès en ligne sécurisé aux documents dématérialisés).

Vos données personnelles nous sont donc nécessaires pour exécuter notre mission de syndic et respecter nos obligations légales ci-dessous.

Nous collectons vos données personnelles également pour vous informer sur nos activités et celles des autres sociétés de notre groupe, sous réserve de votre consentement préalable lorsque cette communication a lieu par les réseaux de communication électronique (notamment par courrier électronique, SMS ou télécopie).

​

Qu’est-ce qui nous autorise à collecter vos données personnelles

(fondement des traitements) ?

Le traitement de vos données personnelles est basé sur le fait qu’il est nécessaire au respect de nos obligations légales en tant que syndic, notamment la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis, son décret d’application n° 67-223 du 17 mars 1967, les lois et décrets modificatifs postérieurs dont le décret n° 2015-342 du 26 mars 2015 définissant le contrat type de syndic de copropriété et les prestations particulières, la loi n° 70-9 du 2 janvier 1970 réglementant les conditions d’exercice des activités relatives à certaines opérations portant sur les immeubles et les fonds de commerce et son décret d’application n° 72-678 du 20 juillet 1972 ainsi que les articles L. 561-1 et suivants du Code monétaire et financier relatifs à la lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme.

Le traitement de celles de vos données personnelles qui ne relèvent pas du fondement précédent est également basé sur notre intérêt légitime à assurer la mission qui nous est confiée par le syndicat des copropriétaires de votre copropriété.

Le traitement de vos données personnelles pour vous informer sur nos activités est basé sur notre intérêt légitime à vous communiquer ces informations, ou sur votre consentement lorsque cette communication est effectuée par voie électronique (notamment par courrier électronique, SMS ou télécopie) ou par d’autres sociétés de notre groupe.

​

A qui sont destinées vos données personnelles ?

Les destinataires de vos données personnelles sont nos mandataires sociaux et nos salariés qui sont en charge du mandat de syndic qui nous a été confié par le syndicat des copropriétaires de votre copropriété.

Vos données personnelles sont également susceptibles d’être communiquées au conseil syndical de votre copropriété pour les demandes relatives à l’administration de celle-ci, aux prestataires devant intervenir dans votre copropriété pour y effectuer des travaux, aux organismes financiers et aux collectivités locales dans le cadre du financement de gros travaux et de demandes de subventions, aux notaires, aux avocats et aux huissiers pour assurer le recouvrement de sommes dues ainsi qu’au procureur de la République et à Tracfin conformément à nos obligations légales.

Sous réserve de votre consentement, vos données personnelles sont transmises par ailleurs aux autres sociétés de notre groupe afin de vous informer sur leurs activités, notamment par voie de communication électronique.

Vos données personnelles sont aussi communiquées techniquement à notre prestataire informatique, la société ICS, notre prestataire de traitement courrier Edilink, et notre prestataire du recouvrement LBMContentieux. En cas de changement de syndic, vos données personnelles sont transférées au syndic qui nous succède.

​

Combien de temps conservons-nous vos données personnelles ?

Nous conservons vos données personnelles pendant la durée du mandat qui nous a été donné par le syndicat des copropriétaires de votre copropriété. Au-delà, nous conservons en archives intermédiaires les données personnelles qui sont nécessaires pour respecter nos obligations légales, pendant la durée prescrite par celles-ci, ou pour exercer et prouver nos droits, pendant la durée des délais de prescription applicables.

​

Où sont stockées vos données personnelles ?

Nous stockons vos données personnelles sur les serveurs de notre prestataire informatique qui sont localisés sur le territoire Français.

​

Comment sont protégées vos données personnelles ?

Nous sommes attachés à la protection de vos données personnelles. C’est pourquoi nous avons mis en oeuvre des moyens permettant d’en assurer la sécurité et la confidentialité, notamment les suivants : politique de mot de mot de passe (modification à la première connexion à l’extranet, mot de passe exigent devant contenir des majuscules, minuscules, chiffres et caractères spéciaux).

​

Quels sont vos droits concernant vos données personnelles ?

Conformément à la législation applicable en France à la protection des données personnelles, à savoir la loi du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés telle que modifiée par les lois subséquentes et le Règlement du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, vous pouvez :

• demander la communication et, le cas échéant, la rectification, ou l’effacement de vos données personnelles sauf lorsque leur traitement repose sur une obligation légale ;

• demander la limitation du traitement de vos données personnelles ;

• vous opposer au traitement de vos données personnelles, lorsque celui-ci est basé sur l’intérêt légitime du responsable de traitement ou est effectué à des fins de prospection ;

• retirer votre consentement au traitement de vos données personnelles, lorsque celui-ci est basé sur votre consentement ;

• demander à obtenir une copie de vos données personnelles dans un format structuré et courant aux fins de transmission à un autre responsable, lorsque le traitement est basé sur votre consentement ou l’exécution d’un contrat et est effectué à l’aide de procédés automatisés ;

• nous faire part de vos directives particulières sur le sort de vos données personnelles en cas de décès ; à défaut, vos héritiers pourront faire valoir les droits qu’ils tiennent de la législation applicable.

Vous pouvez exercer l’un ou l’autre des droits ci-dessus en nous adressant un message à l’adresse DPO@ajp-immobilier.com, et en justifiant de votre identité.

Les droits ci-dessus ne sont pas applicables dans tous les cas. Nous vous invitons donc, avant toute demande, à consulter la législation applicable pour savoir dans quels cas vous pouvez exercer l’un ou l’autre de ces droits. Vous pouvez notamment consulter les informations disponibles sur le site web de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) ou de toute autre autorité de contrôle compétente.

Nous serons en droit de vous facturer les frais liés à la réalisation d’une extraction ou d’une copie de vos données personnelles ou à l’exercice de vos droits en cas de demande injustifiée ou excessive.

Vous disposez également du droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL ou de toute autre autorité de contrôle compétente en cas de litige concernant les traitements ci-dessus de vos données personnelles.

​

Vous pouvez contacter notre DPO à l’adresse DPO@ajp-immobilier.com.